Organiser une convention d’entreprise demande une préparation rigoureuse et une vision claire pour fédérer les équipes.
Voici les 6 étapes essentielles pour réussir votre événement.
Organiser une convention professionnelle est un moment stratégique pour toute entreprise : fédérer ses collaborateurs, partager une vision et renforcer la cohésion d’équipe au sein de votre entreprise.
Mais réussir un événement d’entreprise demande méthode et anticipation. Entre le choix du lieu, la logistique, la restauration et la communication, il est facile d’oublier un détail essentiel.
Dans cet article, découvrez les 6 étapes incontournables pour organiser une convention réussie et marquer durablement les esprits.
Photo : Joris JOUANNET
1. DÉFINIR UN BUDGET CLAIR ET DÉTAILLÉ
Le budget est la pierre angulaire de tout projet événementiel.
Avant toute réservation, réunissez l’équipe projet et fixez vos objectifs : pourquoi organiser cette convention et quels résultats en attendre ?
Ensuite, listez vos besoins (lieu, restauration, transport, animations, communication…) et enfin validez un budget précis en fonction de vos capacités et de vos critères.
Cette étape évite les imprévus financiers et garantit une organisation fluide.
👉 Conseil : il est parfois difficile d’évaluer le budget d’un événement. N’hésitez pas à faire appel à une personne spécialisée dans l’organisation d’événements pour vous aider sur ce point… nous avons l’habitude de réaliser des budgets prévisionnels en fonction des coûts actuels du marché 😉
2. Choisir le lieu adapté à vos besoins
Le lieu reflète l’image de votre entreprise et conditionne la réussite de l’événement. Il doit être :
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Dans votre budget !
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Facilement accessible.
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Assez spacieux pour accueillir tous les participants…
- …mais pas trop spacieux pour ne pas « perdre » vos participants dans trop d’espace.
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Équipé des installations techniques nécessaires (sonorisation, projection, scène) avec suffisamment de place pour les installer. À défaut de matériel inclus, prévoir un prestataire externe dans votre enveloppe budgétaire.
👉 Conseil : privilégiez un lieu inspirant ou atypique à Lyon ou dans votre région pour offrir une expérience mémorable à vos participants.
3. Miser sur une restauration de qualité
La restauration est un élément clé d’une convention.
Un prestataire fiable, une cuisine savoureuse et une présentation soignée contribuent à l’expérience et la satisfaction des participants.
Un repas réussi crée un moment convivial, favorise les échanges et ajoute une vraie valeur à l’événement.
Pour cela, il est important de penser à chacun, donc n’oubliez pas de proposer plusieurs alternatives : viande et/ou poisson mais également végétarien !
👉 Conseil : n’hésitez pas à demander à votre traiteur une dégustation en amont pour valider le menu !
Photo : Joris JOUANNET
4. Anticiper la logistique et le confort des participants
La logistique est souvent ce qui fait la différence entre un événement réussi et une expérience frustrante. En fonction de votre projet, pensez à :
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Organiser des navettes si le lieu est excentré.
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Prévoir des places de stationnement si nécessaire.
- Réserver des hôtels proches.
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Adapter les horaires de votre événement aux horaires de transport (voyage en train ou en avion par exemple).
Un participant bien accueilli et pris en charge se concentrera pleinement sur l’événement.
👉 Conseil : prévoyez une communication à destination de vos collaborateurs sur les différents modes de transport possibles et l’accessibilité de votre lieu.
5. gérer les inscriptions
Pour un événement réussi, il faut des participants donc ne négligez pas les inscriptions !
Soyez rigoureux, précis et n’hésitez pas à faire des points réguliers. Plusieurs outils s’offrent à vous :
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Un formulaire simple type Google Forms pour récupérer les inscriptions avec les coordonnées des participants.
- Un tableur Excel pour tenir une liste à jour.
👉 Conseil : si vous avez du budget alloué, une plateforme d’inscription en ligne telle que www.digitevent.com ou encore www.eventmaker.com facilite grandement l’organisation.
Cela permet de créer un site sur-mesure avec toutes les informations sur l’événement et également de proposer aux participants de s’inscrire directement sur le site.
Vous aurez donc une liste à jour automatiquement avec toutes les coordonnées de vos collaborateurs et pourrez ainsi réaliser des e-mailings sur votre événement.
6. Soigner la communication
La communication est le fil rouge de votre convention :
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Avant : invitations prints ou digitales, site dédié, affiches, e-mailing…
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Pendant : programme, signalétique, photocall, scénographie, présentation ppt plénière, décoration, menu, goodies…
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Après : partage des photos et vidéos, remerciements, compte-rendu, e-mailing, questionnaire de satisfaction…
Alors attention…OK, l‘IA ça peut paraître cool mais ça ne fait pas tout ! Pour une communication efficace, professionnelle et surtout UNIQUE, contactez un(e) graphiste pour réaliser tous vos supports de communication.
Il ou elle pourra réaliser des visuels sur-mesure avec une vraie stratégie de communication et créer des supports aux normes pour les imprimeurs.
En clair : une communication bien pensée motive les équipes, crée l’attente et prolonge l’impact de l’événement.
👉 Conseil : Chez La bouclée bouclée, notre double casquette événementielle et communication, nous permet de réaliser l’intégralité de la communication des événements que nous organisons 😉
Photo : Joris JOUANNET
en Conclusion…
Réussir une convention professionnelle, c’est allier organisation, créativité et rigueur.
En suivant ces six étapes, vous assurez la réussite de votre événement et l’adhésion de vos équipes.
👉 Vous préparez une convention, un séminaire ou un événement professionnel à Lyon, en Auvergne-Rhône-Alpes ou ailleurs ?
La bouclée bouclée vous accompagne de A à Z : organisation, logistique, hébergement, communication… pour des événements qui marquent les esprits !
